Interne und externe Dokumente werden vielfach nur zum Bruchteil geteilt. KI soll das Management optimieren. (Quelle: Ag Ku/Pixabay

 

Mitarbeiter in Unternehmen besitzen häufig große Mengen an internen und externen Dokumenten, teilen aber nur einen Bruchteil mit ihren Kolleginnen und Kollegen. Zudem ist ihnen oft nicht klar, wer am gleichen Thema wie sie selbst arbeitet. Diese Problembereiche adressiert das von der TH Köln unterstützte Start-up DocuDiet mit einer auf Künstlicher Intelligenz (KI) basierenden Wissensmanagementlösung. Jetzt sind die Gründerinnen und Gründer auf der Suche nach Pilotkunden. „Ab einer gewissen Unternehmensgröße lassen sich Probleme mit dem Dokumentenmanagement kaum vermeiden. Der Mehraufwand für das Benennen, Verschlagworten, Einsortieren und Teilen von Dokumenten führt dazu, dass viele Dokumente nicht mit Kolleginnen und Kollegen ausgetauscht werden.

 

Doppelarbeit, flache Lernkurven und Probleme in der Kooperation sind die Folge. Hier setzt unsere KI ein. Wir können den Dokumentenbestand analysieren und sortieren, Zusammenhänge erkennen und Mitarbeitende vernetzen, die an ähnlichen Themen arbeiten“, erläutert Unternehmensgründer Dr. Christoph Kling, der DocuDiet zusammen mit Data Scientist Maryam Mehrazar betreibt.

 

Die Künstliche Intelligenz hinter der Dienstleistung basiert auf Wahrscheinlichkeitsmodellen, die statistische Muster in Dokumenten erkennen. Kling entwickelte die mathematischen Grundlagen im Rahmen seiner Dissertation an der Universität Koblenz-Landau und gewann dafür den Dissertationspreis der Fakultät für Informatik der Hochschule, den Koblenzer Universitätspreis und eine Nominierung für den Dissertationspreis der Gesellschaft für Informatik. An der TH Köln unterstützen die Mentoren Prof. Dr. Jan-Philipp Schmidt vom Institut für Versicherungswesen und Prof. Dr. Philipp Schaer vom Institut für Informationswissenschaft das Gründerteam dabei, die Künstliche Intelligenz zur Marktreife zu führen.

 

Dokumente untersuchen, Verknüpfungen herstellen

Nach der Verbindung mit den Dokumentenmanagementsystemen eines Unternehmens analysiert die KI zunächst den Datenbestand und beschreibt Dokumente automatisch mit Stichwörtern, was eine manuelle Benennung überflüssig macht. Zudem werden Dokumente automatisch nach Bedeutung sortiert und Zusammenhänge erkannt, was die Einordnung in Ordnerstrukturen erspart.

 

„Wenn unser System einen Überblick über die vorhandenen Daten hat, ist es in der Lage, Menschen miteinander zu vernetzen. Dokumente werden automatisch und in Echtzeit mit Kolleginnen und Kollegen geteilt, die an ähnlichen Themen arbeiten. Oder es werden Unternehmensangehörige empfohlen, die bereits in der Vergangenheit an Vergleichbarem gearbeitet haben“, so Kling. Darüber hinaus erklärt die KI ihre Empfehlungen, indem etwa mit Stichwörtern beschrieben wird, was genau an einem Dokument relevant ist und warum eine Kollegin oder ein Kollege vorgeschlagen wurde.

 

Die verwendeten Daten werden im Einklang mit der Datenschutz- Grundverordnung verarbeitet – etwa durch die Verarbeitung sensibler Informationen auf den Servern der Kunden und die Nutzung sicherer Authentifizierungsverfahren. Wenn Dokumente als vertraulich eingestuft sind, können sie statt im Volltext nur als Zusammenfassung mit anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern geteilt werden. „Die KI von DocuDiet kann die Arbeitsabläufe und Prozesse mit großen Datenmengen extrem erleichtern. Die Aufbereitung der Daten durch das System hilft dabei, Wissen sinnvoll aufzubereiten und Zusammenhänge zu erkennen“, unterstreicht Prof. Dr. Jan Philipp Schmidt.

 

Siehe auch:

https://www.docudiet.com/